Waarom niet meteen "iets met AI"?
Wie start met de vraag welk AI-programma het bedrijf moet kopen, koopt meestal iets dat niemand gebruikt. Je wint pas tijd als je vertrekt van werk dat vandaag elke week tijd vraagt. Soms is AI daar het juiste antwoord. Soms volstaat een regel in Excel, een koppeling tussen twee systemen of een betere afspraak.
Bij Dégage automatiseerde ik op een jaar tijd mijn eigen functie. Dat ging taak per taak, telkens met iemand die het resultaat nakeek.
Herken je deze signalen?
- Iemand tikt gegevens over van het ene systeem naar het andere.
- Elke maand worden dezelfde Excel-bestanden samengevoegd tot één rapport.
- De mailbox loopt vol met vragen die op elkaar lijken.
- Facturen of bonnetjes worden met de hand ingeboekt.
- Eén collega weet hoe het moet, en als die met verlof is, ligt het stil.
Elk van die taken is een goede kandidaat om mee te beginnen.
Vijf stappen
- Kies één taak. Een klus die regelmatig terugkomt, die iemand goed kent en waarbij een foutje geen grote gevolgen heeft. Niet het meest ingewikkelde proces.
- Meet vooraf. Hoeveel tijd kost het per week of per maand? Hoe vaak gaat het mis? Zonder dat cijfer kun je achteraf niet zeggen of het iets opleverde.
- Breng het in kaart met wie het doet. Stap voor stap: wie doet wat, in welk systeem, waar wordt overgetikt of gezocht. Kijk ook naar de gevallen waarin het anders loopt.
- Test op kleine schaal. Een eerste versie op een kopie van de gegevens, zodat er niets kan misgaan in de echte systemen. Iemand van het team kijkt elk resultaat na.
- Draag over. Schrijf op hoe het werkt en leer het team ermee werken. Als alleen de maker weet hoe het werkt, heb je er een probleem bij.
Hoe dat eruit kan zien
Neem een controle die elke maand terugkomt: lijn per lijn nakijken of bedragen, datums en namen kloppen. Een programma zet alles klaar in één tabel, met per lijn een voorstel en de reden erbij. Iemand leest de tabel, past aan waar nodig en keurt goed. Het opzoeken en overtikken valt weg, de beslissing blijft bij een mens.
Wat AI goed doet, en wat niet
AI is sterk in taal en tekst zonder vaste vorm: klantmails sorteren, een eerste antwoord klaarzetten, gegevens uit een pdf halen, een verslag samenvatten. Moet er exact gerekend worden, of gelden er vaste regels zonder uitzonderingen? Dan gebruik je geen AI, maar een gewone koppeling of een formule.
Daarom bouw ik het zo dat de computer het opzoek- en typwerk klaarzet, en dat iemand van jullie op goedkeuren of verzenden drukt.
Vaak lukt dat met wat je al in huis hebt: Microsoft 365 met Excel en Power Automate, Google Workspace, of een koppeling tussen je mailbox, je webshop en je boekhoud- of ERP-pakket. Denk je aan een nieuw pakket, lees dan eerst een nieuw ERP kiezen of migreren. Voor aankoopfacturen is Peppol vaak het beginpunt.
Vragen die ik vaak hoor
Moeten we daarvoor nieuwe software kopen?
Meestal niet. Ik kijk eerst wat er in jullie bestaande systemen al mogelijk is. Veel pakketten kunnen meer dan wat er vandaag gebruikt wordt.
Wat kost het?
Dat hangt af van een paar dingen: hoeveel systemen moeten samenwerken, hoeveel uitzonderingen er in het proces zitten, of er al bruikbare software is en wie het nadien beheert. We spreken vooraf af wat we aanpakken en leggen een plafond vast.
Hoe lang duurt een eerste proef?
Een eerste proef kan vaak binnen enkele weken klaar zijn. Dat hangt af van de taak en van de systemen waarmee jullie werken.
Wat met privacy en onze gegevens?
We spreken vooraf af welke gegevens gebruikt mogen worden en welke niet, ook welke naar een AI-dienst mogen. Waar mogelijk testen we eerst op een kopie van de gegevens.
Wat als het niet werkt?
Dan weten jullie dat na een kleine proef in plaats van na een groot project. Soms blijkt een eenvoudigere oplossing beter te werken. Dan weet je dat ook.