Waarom het vaak misloopt
Ruim vijf jaar werkte ik als ERP-consultant, eerst rond SAP bij Capgemini en daarna rond Microsoft Dynamics 365 Business Central bij ESC. Ik zat dus aan de kant van de integrator: de IT-partner die het pakket instelt. Projecten die vastliepen, liepen zelden vast op de software alleen. Vaak lag het aan processen die niemand had uitgeschreven, aan gegevens die niet klopten en aan medewerkers die naast hun gewone werk geen tijd kregen om het nieuwe systeem te testen.
Ook een integrator kan fouten maken of te weinig begeleiden. Maar die drie dingen moet je als bedrijf zelf voorbereiden. Niemand anders kent jullie werking.
Kiezen: begin bij je processen, niet bij de demo
- Schrijf op hoe het vandaag loopt. Van offerte tot factuur, van bestelling tot levering. Met de uitzonderingen erbij.
- Maak een korte lijst van wat je echt nodig hebt. Maak onderscheid tussen wat noodzakelijk is en wat gewoon handig zou zijn.
- Laat leveranciers jullie scenario tonen. Niet hun standaarddemo, maar een bestelling of een factuur zoals die bij jullie echt voorkomt.
- Vraag wat er buiten de standaard valt. Maatwerk vraagt extra onderhoud en moet bij updates vaak opnieuw getest of aangepast worden.
Migreren: veel werk zit in de gegevens
De technische overstap gebeurt soms in één weekend. De voorbereiding vraagt veel meer tijd:
- Opkuisen vóór je overzet. Dubbele klanten, artikels die niet meer bestaan, oude prijzen. Wat vuil overgaat, blijft vuil.
- Afspreken wat mee moet. Alle historiek, of alleen open posten en de stamgegevens? Hoe minder je meeneemt, hoe eenvoudiger.
- Proefmigraties. Minstens één volledige proefmigratie, en herhalen tot de resultaten kloppen. Tel voor en na: klopt het aantal klanten, klopt het openstaande saldo?
Testen met de eigen mensen
De mensen die er elke dag mee werken, moeten testen. Met hun eigen scenario's, niet met die van de leverancier. Plan daar echte tijd voor in: wie naast het gewone werk "ook even" moet testen, test niet.
Waar de kosten zitten
Naast de licenties en de uren van de integrator zijn er kosten die vaak vergeten worden: de datamigratie, koppelingen met andere systemen, maatwerk, opleiding, de tijd van je eigen mensen en ondersteuning na de start. Meerwerk ontstaat vaak doordat processen pas onderweg duidelijk worden. Wie ze vooraf op papier zet, vermijdt een deel daarvan.
Waar ik kan helpen
De leverancier kent zijn software, jullie kennen je bedrijf. Ik help die twee samen te brengen: jullie werking vertalen naar concrete eisen, de keuze voorbereiden, de migratie en de testen opvolgen, en de mensen opleiden. Ik verkoop zelf geen software. Een pakket van begin tot einde implementeren doe ik niet; dat blijft bij de integrator.
Vragen die ik vaak hoor
Hebben we als kmo wel een ERP nodig?
Niet altijd. Wie uit een boekhoudpakket en losse tools zoals Teamleader groeit, twijfelt vaak over een volwaardig ERP zoals Business Central of Odoo. Soms volstaan een boekhoudpakket en een paar goede koppelingen, en dat is vaak goedkoper en eenvoudiger. Dat bekijken we eerst.
Hoe lang duurt een ERP-traject voor een kmo?
Dat hangt sterk af van het aantal processen en de staat van de gegevens. Reken eerder in maanden dan in weken, en plan de tijd van je eigen mensen mee in.
Waarom iemand aan onze kant, als de integrator al een consultant heeft?
De consultant van de integrator kent het pakket. Iemand aan jullie kant bewaakt jullie processen, jullie gegevens en jullie planning, en spreekt de taal van beide kanten.
Wil je eerst kleinere taken automatiseren in de systemen die je al hebt? Lees dan repetitief werk automatiseren: waar begin je?