Peppol en e-facturatie voor een kleine zaak.

Wat is er veranderd?

Vroeger was een pdf in een mail gewoon een factuur. Voor facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen is dat sinds 1 januari 2026 niet meer genoeg. De factuur moet als gestructureerd bestand vertrekken, zodat het programma van je klant ze kan lezen zonder dat iemand iets overtikt.

De verplichting geldt ook voor kleine ondernemingen en eenmanszaken, ook voor wie de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen gebruikt. Er is geen minimumaantal facturen. Er zijn wel uitzonderingen, onder meer voor wie alleen btw-vrijgestelde activiteiten heeft, zoals artsen en kinesisten. Of je zaak eronder valt, kun je nakijken met de test op efactuur.belgium.be.

De gedoogperiode van het eerste kwartaal van 2026 is afgelopen. Voor facturen die onder de verplichting vallen, volstaat een pdf via e-mail dus niet meer. Wie niet in regel is, riskeert een boete: 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro vanaf de derde. Tussen twee vaststellingen krijg je telkens minstens drie maanden om in regel te komen.

Wat is Peppol precies?

Peppol is geen website waar je inlogt. Het is een netwerk waarlangs facturatie- en boekhoudprogramma's facturen naar elkaar sturen. Je kiest een programma dat op Peppol aangesloten is, en dat programma doet de rest: het zoekt zelf op of je klant via Peppol bereikbaar is en levert de factuur af.

Je hoeft je klanten dus niet zelf naar hun Peppol-nummer te vragen. Wil je toch nakijken of een klant of leverancier al aangesloten is, zoek dan zijn ondernemingsnummer op in de Peppol Directory.

Versturen, ontvangen en verwerken: drie verschillende dingen

• Versturen: je verkoopfacturen vertrekken via Peppol naar je zakelijke klanten.
• Ontvangen: aankoopfacturen van je leveranciers komen binnen in je programma, niet meer in je mailbox. Ook als je zelf weinig factureert, moet je kunnen ontvangen.
• Verwerken: wat er daarna met die binnengekomen facturen gebeurt. Dat is niet verplicht, maar daar zit de meeste tijdwinst.

Wat moet je zelf regelen?

1. Een programma kiezen dat kan versturen én ontvangen. Sommige gratis versies kunnen alleen het een of het ander. Kijk ook na hoeveel documenten in de prijs zitten: bij sommige pakketten telt elke ontvangen factuur mee.
2. Je zaak laten registreren op Peppol via dat programma, met je ondernemingsnummer. Hoe snel dat gaat, hangt af van het programma.
3. Je klantenlijst nakijken. Particulieren krijgen nog altijd een gewone factuur. Voor buitenlandse klanten geldt deze Belgische verplichting niet, al kunnen daar andere regels gelden.
4. Afspreken wie de inkomende facturen opvolgt. Ze komen in je programma binnen, en iemand moet daar geregeld naar kijken.

Waar win je tijd?

Voor veel kleine zaken voelt Peppol vooral als een extra kost. Je kunt er wel tijd mee winnen bij het verwerken van aankoopfacturen. Een e-factuur is een bestand met vaste velden: leverancier, bedrag, btw, vervaldag, soms een bestelnummer. Je boekhoudprogramma kan die gegevens rechtstreeks overnemen.

Het boeken zelf doet vaak de boekhouder. De tijd in je bedrijf zit meestal in wat ervóór komt: klopt de prijs met de bestelling, is het geleverd, hoort de factuur bij het juiste project, en wie keurt de betaling goed? Werk je zonder bestelbonnen, dan zit de winst vooral in facturen die meteen klaarstaan voor betaling en vanzelf bij je boekhouder terechtkomen.

Met de juiste instellingen en koppelingen kun je ook een aantal volgende stappen automatiseren:

• de factuur voorstellen om te boeken op de juiste rekening, op basis van de leverancier;
• het bedrag vergelijken met de bestelling of de offerte, als die gegevens beschikbaar zijn, en alleen de afwijkingen tonen;
• betalingen klaarzetten op de vervaldag, die iemand dan goedkeurt;
• een overzicht per kwartaal voor de btw-aangifte.

Jij of een collega kijkt alleen nog de afwijkingen na en keurt goed. Zo valt het overtikken weg, maar hou je de controle. Hoe je zo'n stap aanpakt, lees je in repetitief werk automatiseren: waar begin je?

Wat komt er nog?

Een volgende stap is e-reporting: bepaalde factuurgegevens worden dan ook elektronisch aan de overheid gerapporteerd. De federale regering werkt aan een invoering vanaf 2028; in juli 2026 keurde de ministerraad een voorontwerp goed. De definitieve regels en de datum liggen nog niet vast.

Vragen die ik vaak hoor