Leg je probleem voor.
Beschrijf in een paar zinnen welk werk bij jullie te veel tijd kost. Ik lees het zelf en antwoord met een eerste inschatting en een paar vragen. Daarna beslis je of een gesprek zin heeft.
Waar gaat het over?
Bedankt. Je vraag is binnen.
Ik lees ze zelf en antwoord op het adres dat je opgaf.
Je mailprogramma opent met je vraag erin.
Verstuur de e-mail daar nog even, dan komt ze bij mij terecht.
Opent er niets? Kopieer je vraag en mail ze naar pieter@gastonconsulting.be.
Ik wil aan een consultant uitleggen welk werk bij ons te veel tijd kost. Stel me één voor één hoogstens vijf korte vragen: welk werk het is, wie het doet, hoe vaak het terugkomt, in welk programma het gebeurt en waar het misloopt. Vat mijn antwoorden daarna samen in hoogstens acht zinnen, in gewone taal. Verzin niets. Laat namen van klanten, wachtwoorden en vertrouwelijke cijfers weg.
Help me schatten hoeveel tijd een terugkerende taak ons kost. Vraag me hoe vaak de taak terugkomt, hoeveel mensen eraan werken en hoe lang één keer duurt. Reken daarna uit hoeveel uur dat per week en per jaar is, en toon de berekening. Rond af en zeg erbij dat het een schatting is.
Ik wil een consultant een voorbeeld sturen van een bestand of mail waar we mee werken. Ik plak het bestand zelf hier niet. Ik beschrijf je alleen welke kolommen of velden erin staan. Zeg me welke gegevens ik moet weghalen of vervangen voor ik het doorstuur: namen van klanten en medewerkers, adressen, rekeningnummers, wachtwoorden en vertrouwelijke cijfers. Maak daarna een lege versie met dezelfde opbouw en drie rijen verzonnen gegevens.
Wat er daarna gebeurt.
Ik lees je vraag
Zelf, zonder automatisch antwoord. Is er iets onduidelijk, dan stel ik je per mail een paar vragen.
Je krijgt een eerste inschatting
Wat ik ervan begrijp, of automatiseren hier zin heeft en waar ik zou beginnen. Soms loont het de moeite niet. Dan zeg ik dat.
Gesprek en voorstel
Lijkt het de moeite, dan plannen we een gesprek van een half uur, online of bij jullie. Daarna krijg je een voorstel met wat we aanpakken en wat het mag kosten.
Zo ziet een antwoord eruit.
Een verzonnen voorbeeld, om te tonen wat je mag verwachten.
“Na elke interventie stuurt de technieker zijn werkbon en een paar foto's via WhatsApp. Op kantoor tikt iemand dat over in de factuur. Het gaat om een dertigtal werkbonnen per week, en af en toe glipt er één door.”
- Wat ik begrijp
- De werkbon komt binnen via WhatsApp en wordt op kantoor met de hand een factuur. Dertig keer per week, en soms wordt er één vergeten.
- Twee vragen
- In welk programma maken jullie de facturen? Vult elke technieker de werkbon op dezelfde manier in?
- Eerste inschatting
- Dit lijkt me de moeite. Het overtikken kan grotendeels vanzelf, als de werkbon een vaste vorm krijgt. Iemand op kantoor kijkt elke factuur na voor ze vertrekt.
- Waar ik zou beginnen
- Bij een vaste werkbon op de gsm van de techniekers. Dat lost de vergeten bonnen op, nog voor er iets geautomatiseerd is.
- Volgende stap
- Een gesprek van een half uur, online of bij jullie. Ik stel twee momenten voor.
Praktisch.
- Wat het kost
- Niets. De eerste inschatting en het eerste gesprek zijn vrijblijvend.
- Je bestand
- Ik gebruik het alleen om je vraag te begrijpen. Wordt het niets, dan verwijder ik het.
- Vertrouwelijk
- Wil je eerst een geheimhoudingsverklaring? Zet het in je bericht, dan teken ik die voor je iets doorstuurt.
- Waar
- Alles kan online. In en rond Gent kom ik ook langs, met de fiets.
- Liever mailen
- pieter@gastonconsulting.be