Waarom een lijst en geen brainstorm over AI
Een vraag die ik krijg: "kun je een paar processen voorstellen waar we AI kunnen inzetten?" Zonder jullie bedrijf te kennen kan ik daar weinig zinnigs op zeggen. Het wordt eenvoudig als je vertrekt van het werk zelf: wat doen jullie elke week opnieuw, en hoeveel tijd kruipt daarin?
Een uur met de mensen die het werk doen levert al snel een lange lijst op. Daar kies je er daarna één of twee uit.
Stap 1: de taken opschrijven
Zet iemand van elke dienst mee aan tafel: administratie, verkoop, planning, boekhouding. Vraag per persoon wat hij of zij elke week of elke maand opnieuw doet. Schrijf het op zoals zij het zeggen: "bestellingen uit Outlook overtikken in Exact Online of Teamleader", "elke maandag de planning doorsturen", "offertes opvolgen die geen antwoord kregen".
Een tip om het kort te houden: vraag iedereen om de dag voordien drie taken op te schrijven die elke week terugkomen. Dan begint het gesprek bij een lijst.
Stap 2: vijf vragen per taak
- Hoe vaak komt het terug? Elke dag, elke week of een paar keer per jaar.
- Hoeveel tijd kost het per keer? Een schatting volstaat. Reken het om naar uren per maand.
- Loopt het telkens ongeveer hetzelfde? Veel uitzonderingen maken automatiseren duurder.
- Wat gebeurt er als het fout loopt? Een verkeerd etiket is iets anders dan een verkeerde betaling.
- Kan iemand het resultaat nakijken? Dat is een belangrijke voorwaarde. Ziet een collega snel of het klopt, dan is een eerste proef eenvoudiger.
Stap 3: de tabel
Zet de taken onder elkaar in Excel, met de vijf vragen als kolommen. Een voorbeeld van hoe drie rijen eruit kunnen zien:
| Taak | Hoe vaak | Uren per maand | Zelfde verloop | Bij een fout | Na te kijken |
|---|---|---|---|---|---|
| Bestellingen overtikken uit mail | dagelijks | 20 | meestal | klant belt | ja, per order |
| Offertes opvolgen | wekelijks | 6 | ja | gemiste verkoop | ja |
| Jaarlijkse prijslijst aanpassen | 1 keer per jaar | minder dan 1 (8 uur per jaar) | nee | foute prijzen | moeilijk |
De eerste taak is een goede kandidaat. De derde kost op een jaar weinig tijd en is moeilijk na te kijken: die laat je voorlopig liggen.
Stap 4: kiezen wat erbij past
Een taak op de lijst vraagt niet altijd AI. Ruwweg zijn er drie soorten oplossingen:
- Vaste regels. Gegevens van het ene pakket naar het andere doorsturen, een rapport samenstellen, een herinnering sturen. Dat doe je met een koppeling of een formule.
- Taal en tekst. Mails sorteren, gegevens uit een pdf halen, een eerste antwoord klaarzetten, een verslag samenvatten. Daar is AI sterk in.
- Een andere afspraak. Soms verdwijnt de taak als een klant een formulier invult in plaats van te mailen.
Meer over die keuze lees je in repetitief werk automatiseren: waar begin je?
Vragen die ik vaak hoor
Hoeveel processen pak je tegelijk aan?
Eén, hoogstens twee. Een eerste taak die werkt en die het team vertrouwt, maakt de volgende veel makkelijker. Vier taken tegelijk geeft vier halve oplossingen.
Wie moet er aan tafel zitten?
De mensen die het werk doen. De zaakvoerder weet welke taken belangrijk zijn, de medewerker weet waar de tijd echt naartoe gaat.
Wat als bijna alles uitzonderingen heeft?
Dan begin je bij het deel dat wel vast is. Vaak loopt het grootste deel van de gevallen hetzelfde. Dat deel automatiseer je, de rest blijft voorlopig handwerk.
Moeten we eerst onze gegevens op orde hebben?
Voor een eerste proef meestal niet. Je merkt tijdens de proef welke gegevens ontbreken of fout staan. Voor een automatisering die elke dag draait, pak je die problemen wel aan.