Naar de inhoud
Gidsen · AI · 11 november 2026

Mag mijn personeel ChatGPT gebruiken?

Ja, en waarschijnlijk gebeurt het al. Spreek op één blad af welke tools mogen, welke gegevens er nooit in gaan en wie naleest wat naar buiten gaat. Een zakelijk abonnement geeft meer waarborgen voor klantgegevens, maar regelt de privacy niet vanzelf. Een verbod werkt zelden: mensen gebruiken het dan op hun eigen gsm.

Waar het risico zit

Het grootste risico is een medewerker die een klantenlijst, een contract of een loonbrief in een gratis account plakt. Bij de persoonlijke accounts van ChatGPT (Free, Plus en Pro) kunnen gesprekken standaard gebruikt worden om de modellen te verbeteren. Je kunt dat uitzetten in de instellingen. Bij ChatGPT Business (vroeger Team) en Enterprise en via de API gebeurt dat standaard niet. Andere aanbieders maken een gelijkaardig onderscheid. Kijk het na op de pagina van de tool die jullie gebruiken.

Het tweede risico is een fout antwoord dat niemand naleest. Daarover gaat AI-tekst naar klanten sturen: zo kijk je na.

Vijf afspraken

  1. Welke tools. Kies er één of twee en zeg dat erbij. Zo weet iedereen waar het wel mag.
  2. Welk abonnement. Voor werk met gegevens van klanten of personeel: een zakelijk abonnement op naam van het bedrijf, nadat je de voorwaarden hebt gelezen. Een privéaccount is voor teksten zonder namen.
  3. Wat er nooit in gaat. Maak een korte lijst: loon- en personeelsgegevens, gezondheidsgegevens, wachtwoorden, contracten met een geheimhoudingsclausule.
  4. Wie naleest. Wie een tekst naar een klant of leverancier stuurt, kijkt eerst na of de inhoud klopt. AI neemt die verantwoordelijkheid niet over.
  5. Bij wie je terechtkunt. Eén naam voor vragen en voor het melden van een vergissing.

Een afsprakenblad om over te nemen

afspraken-ai.txt · pas aan voor jullie bedrijf
AI op het werk: onze afspraken

1. We gebruiken: [naam van de tool], met het account van het bedrijf.
2. Met een privéaccount werk je alleen aan teksten zonder namen of cijfers van klanten.
   Plak je een mail? Haal dan ook de handtekening en de eerdere mails eronder weg.
3. Dit gaat er nooit in: loon- en personeelsgegevens, gezondheidsgegevens,
   wachtwoorden, contracten met geheimhouding, [vul aan].
4. Wat naar een klant of leverancier gaat, lees je zelf na voor je het verstuurt.
5. Cijfers, prijzen, data en wetteksten uit een AI-antwoord kijk je na in de bron.
6. Twijfel of een vergissing? Meld het aan [naam]. Daar volgt geen straf op.
7. We bekijken dit blad opnieuw op [datum].

Bespreek het blad op een teamoverleg en laat iedereen een voorbeeld geven van hoe hij of zij AI nu gebruikt.

Wat de wet vraagt

De Europese AI-verordening. Artikel 4 geldt sinds 2 februari 2025. Gebruiken jullie AI op het werk, dan zorg je dat je medewerkers weten hoe ze er veilig en kritisch mee omgaan. Een certificaat is volgens de Europese Commissie niet nodig en de wet schrijft geen vaste opleiding voor. Zet op papier welke uitleg en afspraken je gaf, bijvoorbeeld door dit afsprakenblad samen te bespreken. Welke begeleiding nodig is, hangt af van de tools, de risico's en de mensen die ermee werken. Sinds juli 2026 zegt het aangepaste artikel dat je geen bepaald kennisniveau per medewerker moet garanderen. Het toezicht loopt sinds 2 augustus 2026.

De AVG (GDPR). Wie persoonsgegevens in een AI-tool zet, verwerkt die gegevens. Dan gelden dezelfde regels als voor elk ander pakket. Je hebt een geldige reden nodig om de gegevens te gebruiken, en je gebruikt er niet meer dan nodig. Verwerkt de leverancier persoonsgegevens in jullie opdracht, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst bij. Kijk na of die bij jullie abonnement zit. Een zakelijk abonnement maakt het gebruik dus niet vanzelf in orde met de AVG. De Gegevensbeschermingsautoriteit heeft een brochure over AI en de AVG.

Dit is geen juridisch advies. Werk je met gevoelige gegevens, leg het dan voor aan je jurist of je functionaris voor gegevensbescherming.

Vragen die ik vaak hoor

Kan ik ChatGPT gewoon verbieden?

Dat kan, maar dan verdwijnt het gebruik uit het zicht. Mensen gebruiken het op hun eigen toestel en je weet niet meer wat erin gaat. Een duidelijke afspraak over wat wel mag, werkt meestal beter.

Is Copilot van Microsoft veiliger dan ChatGPT?

Dat hangt af van de versie en de voorwaarden. Microsoft 365 Copilot met een zakelijk account werkt onder andere voorwaarden dan een gratis versie voor consumenten. Hetzelfde onderscheid bestaat bij ChatGPT en bij Gemini van Google.

Moet iedereen een opleiding volgen?

De wet vraagt dat medewerkers genoeg begrijpen van de AI waarmee ze werken. Hoe je dat doet, kies je zelf. Begin met uitleg over de tools die jullie gebruiken, de fouten die ze maken en de gegevens die er niet in mogen, met voorbeelden uit jullie eigen werk.

Mogen medewerkers klantgegevens in ChatGPT zetten?

Niet in een persoonlijk account. Met een zakelijk abonnement kan het, als jullie de voorwaarden hebben nagekeken, er een verwerkersovereenkomst is en jullie alleen de gegevens gebruiken die nodig zijn.

Hoe weet ik wat mijn mensen nu al gebruiken?

Vraag het, zonder oordeel. De meeste medewerkers vertellen het graag als ze merken dat het mag.

Bronnen