Wat een vacature vertelt
Een vacature voor een administratief medewerker is vaak een lijst van alles wat is blijven liggen: bestellingen ingeven, facturen opmaken, de mailbox opvolgen, de planning bijhouden, de telefoon opnemen. Een deel daarvan vraagt iemand die klanten kent en beslissingen neemt. Een ander deel is gegevens van de ene plek naar de andere brengen.
Wie dat onderscheid maakt vóór de aanwerving, weet beter wie hij zoekt.
Drie stapels
- Dit blijft mensenwerk. Klanten te woord staan, een klacht oplossen, een uitzondering beoordelen, leveranciers opvolgen. Dit is de kern van de job.
- Een koppeling of AI kan dit klaarzetten. Orders uit de mailbox in het pakket zetten, aankoopfacturen inboeken, een wekelijks rapport samenstellen, herinneringen sturen. Iemand kijkt na en keurt goed.
- Dit kan verdwijnen. Een lijst die niemand nog leest, een dubbele controle, gegevens die op twee plekken worden bijgehouden.
Zo doe je het in een uur
Neem de vacaturetekst en ga er met de collega's die het werk nu opvangen doorheen. Schrijf per taak op hoeveel uur ze per week kost en in welke stapel ze hoort. Tel de uren per stapel op.
| Taak uit de vacature | Uren per week | Stapel |
|---|---|---|
| Telefoon en klantvragen | 10 | mensenwerk |
| Bestellingen ingeven uit mail | 8 | klaarzetten |
| Aankoopfacturen inboeken | 4 | klaarzetten |
| Offertes opvolgen | 3 | klaarzetten, een collega belt na |
| Maandlijst voor de zaakvoerder | 2 | verdwijnt of automatisch |
De cijfers zijn een voorbeeld. Van de 27 uur is hier 10 uur mensenwerk, 15 uur kan klaargezet worden en 2 uur kan weg. Met jullie eigen uren zie je of je een voltijdse, een halftijdse of voorlopig niemand nodig hebt, en waar de nieuwe collega het verschil maakt.
Wanneer je gewoon aanwerft
Vraagt het grootste deel van het werk contact met klanten, een oordeel of een beslissing, dan werf je aan. Dat geldt ook als het werk elke dag anders loopt of als er vandaag niemand is die een automatisering kan nakijken. Automatiseren vraagt in het begin tijd van iemand die het werk kent. Staat het water al aan de lippen, dan komt eerst de versterking en daarna de vereenvoudiging.
Wat het je nieuwe collega oplevert
Iemand die start in een job waar het overtikken al geregeld is, kan zich sneller met klanten bezighouden. Voor een automatisering zet je eerst op papier hoe het werk loopt. Die beschrijving helpt daarna bij het inwerken en bij verlof of ziekte.
Welke taak je eerst aanpakt, lees je in welke processen in je kmo zijn rijp voor AI? Voor aankoopfacturen is Peppol vaak het beginpunt.
Vragen die ik vaak hoor
Vervangt AI een administratief medewerker?
Meestal niet. Het neemt het opzoeken en overtikken over. Er blijft iemand nodig die nakijkt, klanten kent en beslist.
De vacature staat al open. Is het te laat?
Nee. De oefening met de drie stapels kan ook tijdens de zoektocht of in de eerste weken van de nieuwe collega. Die ziet met frisse ogen wat omslachtig loopt.
Wat kost het om zo'n taak te automatiseren?
Dat hangt af van het aantal systemen dat moet samenwerken en van het aantal uitzonderingen. We spreken vooraf af wat we aanpakken en leggen een plafond vast.
Wie onderhoudt het achteraf?
Iemand van jullie. Ik schrijf op hoe het werkt en wat je doet als het hapert, en ik leer het team ermee werken. Een automatisering vraagt af en toe onderhoud, reken daarop.
Hebben we daar nieuwe software voor nodig?
Meestal niet. Ik kijk eerst wat er in jullie bestaande pakketten al kan.